Functieprofiel Secretaris

Plaats in de vereniging: de secretaris valt onder de algemene vergadering. Onder de secretaris staan de leden en de vrijwilligersadministratie.

Doel: draagt zorg voor een verantwoord beheer van de secretariële processen van de vereniging.

Een secretaris wordt ook wel gekarakteriseerd als het geheugen van de organisatie. De secretarisfunctie is een van de bestuurlijke pijlers van de organisatie. De secretaris draagt de verantwoordelijkheid voor het verzamelen, ordenen en opbergen van informatie. Ook moet de secretaris op de hoogte zijn van wat er onder de leden leeft, om zo in te kunnen spelen op de behoefte van de leden.

De volgende aspecten horen bij het profiel van de secretaris:

• Nauwkeurig en ordelijk zijn;
• Overweg kunnen met de computer;
• Beschikken over contactuele vaardigheden;
• Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden;
• Plezier hebben in digitale informatieverwerking.

Takenpakket:

• Stelt (samen met de voorzitter) een agenda op voor de bestuursvergaderingen;
• Bereidt (samen met de voorzitter) de vergaderingen voor;
• Notuleert de vergaderingen;
• Handelt de briefwisseling en het e-mailverkeer met derden af. Schrijft ook vaak de persberichten;
• Houdt het (knipsel)archief bij;
• Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie;
• Geeft belangrijke informatie door aan het bestuur, de commissies, de leden etc.

Tijdsbesteding: de tijdbesteding is wekelijks naar eigen inzicht. Formeel moet de secretaris zich houden aan de jaarplanning, jaarvergadering en de overige afspraken die binnen de vereniging zijn gemaakt. Informeel kan de secretaris gesprekken met sponsors voeren.

Functieprofiel Penningmeester

Plaats in de vereniging: de penningmeester valt onder de algemene vergadering. Onder de penningmeester staat de kascontrolecommissie.

Doel: verantwoordelijk voor de bewaking en voortgang van de financiële zaken binnen de vereniging
De penningmeester vertaalt het beleid in geld.

Bij het profiel van de penningmeester staat het plezier in omgaan met cijfers, de weg weten in het digitale boekhoudsysteem en zich verbonden voelen met de organisatie voorop.

Takenpakket:

• Stelt de jaarlijkse begroting op en bewaakt deze;
  De begroting is een opsomming van alle kosten die het komende jaar worden verwacht. In de begroting worden vaste kosten, kosten van basisactiviteiten en kosten van bijzondere activiteiten opgenomen.
• Bewaakt de binnenkomende en uitgaande geldstromen;
  Om de binnenkomende en uitgaande geldstromen te bewaken moet de begroting realistisch zijn en moeten de kosten regelmatig geanalyseerd worden.
• Stelt het financieel jaarverslag op;
• Vertaalt beleid en activiteiten in geld en in informatie over (on)mogelijkheden;
• Draagt zorg voor onkosten- en vrijwilligersvergoedingen;
• Roept de kascontrolecommissie bijeen.

Tijdsbesteding: de tijdbesteding is wekelijks naar eigen inzicht. Formeel moet de penningmeester zich houden aan de jaarplanning, jaarvergadering en de overige afspraken die binnen de vereniging zijn gemaakt. De penningmeester moet bijvoorbeeld jaarlijks zitten met de kascontrolecommissie. Informeel kan de penningmeester gesprekken met sponsors voeren.

Functieprofiel Algemeen Bestuurslid

Plaats in de vereniging: het algemeen bestuurslid valt onder de algemene vergadering en onder de voorzitter, secretaris en penningsmeester.
Het is van belang dat een algemeen bestuurslid verbondenheid met de organisatie voelt. Ook moet een algemeen bestuurslid beschikken over competenties die bijdragen aan het bestuur. Bij bestuur beslissingen moet een algemeen bestuurslid een eigen mening kunnen vormen.

Doel: een algemeen bestuurslid zit in het algemeen bestuur en heeft geen vastgestelde bestuursfunctie. Het is mogelijk om als algemeen bestuurslid een bijzonder specialisme op te nemen.

Aspecten die horen bij het profiel van een algemeen bestuurslid:

• Assertief;
• Samenwerkende vaardigheden;
• Vaardig met e-mail en Social media;
• Zich verbonden voelen met de organisatie;
• Contactuele vaardigheden

Takenpakket:

• Neemt actief deel aan het bestuur;
• Bepaalt mee met het door bestuur gevormde beleid;
• Assisteert binnen het bestuur;
• Vervangt, indien nodig, een ander bestuurslid;
• Ontplooit zich waar mogelijk op het gebied van bestuurs- en commissietaken.

Tijdsbesteding: de tijdbesteding is wekelijks naar eigen inzicht.